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CONDICIONES REGULADORAS DEL ACCESO A DATOS
I.- Definiciones (RD 172072007)
Art. 5.1 f. Datos de carácter personal: Cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas físicas identificadas o identificables
Art. 5.1 i. Encargado del tratamiento: La persona física o jurídica, pública o privada, u órgano administrativo que, solo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento o del responsable del fichero, como consecuencia de la existencia de una relación jurídica que le vincula con el mismo y delimita el ámbito de su actuación para la prestación de un servicio.
Art. 5.1 q. Responsable del fichero o del tratamiento: Persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo, que sólo o conjuntamente con otros decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento, aunque no lo realizase materialmente.
Art. 5.1 t. Tratamiento de datos: cualquier operación o procedimiento técnico, sea o no automatizado, que permita la recogida, grabación, conservación, elaboración, modificación, consulta, utilización, modificación, cancelación, bloqueo o supresión, así como las cesiones de datos que resulten de comunicaciones, consultas, interconexiones y transferencias.
Identificación de las partes
Responsable del fichero: FEDERACIÓN ESPAÑOLA DE TAEKWON-DO ITF
(en adelante LA FEDERACION)
Encargado de tratamiento: El CLUB
II.- REGULACION DEL ACCESO A DATOS
Tratamiento de datos.
El CLUB está autorizado para realizar las gestione de altas y modificación de los datos de los Federados que pertenecen a su Club y la colaboración en la gestión de los eventos organizados por la FEDERACION, en los sistemas de información de ésta. Dichos servicios se prestarán en las instalaciones del CLUB. La duración del tratamiento de los datos es indefinida mientras el CLUB pertenezca a la FEDERACION.
La forma de acceso por parte del CLUB a los ficheros de datos personales se realizará accediendo a la intranet de la FEDERACION, mediante su correspondiente identificación como usuario.
En ningún caso podrá el CLUB almacenar la información en sus soportes o aplicaciones sin autorización previa del Responsable.
El fichero al que se tendrá acceso para la prestación del servicio es el de “FEDERADOS”. El CLUB únicamente accederá a los datos de los deportistas que pertenezcan al mismo.
Procedimientos a seguir
a.- Altas de los deportistas: El CLUB se encargará de informar a los deportistas del tratamiento de sus datos realizado de la FEDERACION mediante la firma del documento que se adjunta (como ANEXO 1) a estas condiciones, en un único documento para agilizar los trámites de la licencia. Una vez rellenado, deberá enviarse a la FEDERACION por vía telemática cifrando el archivo con clave. No podrá dar de alta a ningún deportista que no haya firmado el documento informativo de la LOPD y en caso de hacerlo incurrirá en las responsabilidades generadas por el incumplimiento de la LOPD como responsable. Los originales quedarán bajo custodia del CLUB, quien deberá conservarlos en sus instalaciones cumpliendo con las medidas de seguridad necesarias para impedir el acceso a los datos por personas no autorizadas. Los documentos con las firmas deberán quedar almacenados en dispositivos protegidos. Cuando se trate de un menor de edad deberá asegurarse que la firma del documento informativo es la de los padres o el representante legal del menor.
b.- Inscripción de los deportistas en los diferentes eventos organizados en los que la FEDERACION sea la responsable de los datos: El CLUB deberá registrar los federados que se inscriban a los diferentes eventos. Dicho registro se conservará bajo su custodia y adoptando las medidas de seguridad necesarias para evitar que terceros accedan. Las inscripciones deberán quedar almacenadas en dispositivos protegidos si están en papel. Cuando se trate de un menor de edad deberá asegurarse que la firma del documento o la inscripción lo realizan los padres o el representante legal del menor.
c.- Asignación de claves para el acceso a los sistemas informáticos de la FEDERACION: Cuando la FEDERACION le asigne la contraseña de acceso deberá modificarla en su primer acceso y tener en cuenta las siguientes consideraciones:
- Se evitaran nombres comunes, o cualquier combinación que pueda identificarse con el usuario (matricula de vehículos, fecha de nacimiento, etc)
- Las contraseñas deberán dificultar a terceros su obtención, pero a la vez debe ser lo suficientemente sencilla para permitir que los usuarios la recuerden sin dificultad.
- Las contraseñas serán de uso personal e intransferible, pues ante una violación del sistema que pueda llevar a una sanción, se puede demostrar que el acceso ha sido realizado por un usuario u otro. Cada usuario será responsable de la confidencialidad de su contraseña y deberá comunicar cualquier incidencia detectada para proceder inmediatamente a su registro y cambio procedente.
- Las contraseñas deben contener al menos 8 caracteres alfanuméricos, incluyendo mayúsculas y minúsculas. Ejemplo: 52WiYo31.
- Los usuarios no podrán utilizar contraseñas que hayan sido utilizadas previamente en el sistema.
- Queda totalmente prohibido escribir las contraseñas en cualquier tipo de soporte a forma de recordatorio que esté a la vista.
- El usuario cuando entra al sistema con la contraseña asignada deberá cambiarla, en su caso, por una personal y memorizarla, Informando al administrador del sistema.
- Si cree que un tercero ha tenido conocimiento de la contraseña deberá modificarla inmediatamente.
- Solo podrá acceder al sistema informático de la FEDERACION un único instructor del club, que será la persona que conozca y conserve bajo confidencialidad la clave de acceso. Deberá quedar registrado el periodo que cada instructor accede al sistema informático de la Federación y cuando se produzca un cambio de instructor se modificará de forma inmediata la clave por el nuevo instructor.
d.- Ejercicio de derechos ARCO: En caso de que los deportistas que pertenezcan al CLUB, pretendan ejercitar los derechos de acceso y rectificación sobre los datos incluidos en los ficheros de la FEDERACION podrán hacerlo ante el CLUB. El CLUB deberá cumplir con el procedimiento establecido en la LOPD, asegurándose que se cumplen en plazo y forma. Para ello, se le facilita en el Anexo II el documento explicativo sobre el ejercicio de los derechos ARCO (acceso, rectificación, cancelación y oposición) y en el Anexo III los modelos de solicitud del derecho de acceso y de rectificación así como los modelos de contestación que deberá firmar el Federado que lo haya solicitado, cuando se le haya dado curso al ejercicio de estos derechos.
Al finalizar la anualidad de la licencia deberá remitir copia por vía electrónica de las tramitaciones realizadas a la FEDERACION, conservando los originales bajo su custodia y adoptando las medidas de seguridad necesarias para evitar que terceros accedan.
Los derechos de cancelación y oposición se gestionarán directamente por la FEDERACION, estando obligado el club a informar a la FEDERACION en un plazo máximo de 2 días desde la solicitud realizada por el Federado. El CLUB en todo caso deberá indicar al Federado los datos de contacto de la FEDERACION con el fin de poder tramitarse por ésta el ejercicio de los derechos de cancelación y/o oposición.
III.- Derecho información entre las partes.
Que ambas partes se garantizan el cumplimiento de las obligaciones legales establecidas en la LOPD y demás normativa en materia de protección de datos para el tratamiento de los datos personales.
Se dan por cumplido entre las partes el deber de información respecto de sus datos, con la finalidad de llevar a cabo el servicio prestado y contactarse mutuamente, así como para el envío de comunicaciones de servicios relativos a cada entidad de conformidad con el Art. 21 de la LSSICE, pudiendo ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición mutuamente dirigiendo un escrito acompañado del dni del solicitante a la dirección de la entidad correspondiente.
IV.- Registro de los Ficheros
Los ficheros de la FEDERACION están debidamente inscritos en el Registro General de la Agencia Española de Protección de datos, en cumplimiento del Art. 26 de la Ley 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de Datos de Carácter Personal, y que se determinen por vía reglamentaria.
V.-Finalidad del tratamiento de los datos
El CLUB solamente tratará los datos que se le han encomendado conforme a las instrucciones de la FEDERACION. Los datos facilitados no se aplicarán ni utilizarán con una finalidad diferente a la que figura en este documento, ni el CLUB los comunicará, ni siquiera a efectos de su conservación, a terceros.
VI.-Deber de secreto
El CLUB y el personal que tenga a su cargo se obliga a guardar secreto profesional respecto de los datos de carácter personal cuyo acceso se regula por el presente contrato, obligándose a no comunicarlos, ni siquiera para su conservación, a otras personas, obligación que subsistirá aún después de finalizar sus relaciones con la FEDERACION. Es obligación del CLUB comunicar a su personal las obligaciones en materia de la LOPD y se encargará de verificar su cumplimiento.
VII.- Medidas de seguridad
En cumplimiento del Art. 12.2, párrafo 2°, de la LOPD 15/1999, el Encargado asume expresamente la obligación de implantar las medidas técnicas y organizativas necesarias a que se refiere el art. 9 de la mencionada LOPD 15/99, que se determinen por vía reglamentaria y que garanticen la seguridad e integridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que estén expuestos, ya provengan de la acción humana o del medio físico o natural.
En caso de existir medidas de seguridad específicas con carácter sobrevenido, quedarán establecidas en documentos anexos a este contrato.
VIII.- Responsabilidad
La FEDERACION queda exonerada de cualquier responsabilidad que se pudiera generar por el incumplimiento por parte del CLUB de las estipulaciones del presente contrato y en concreto:
a) En el supuesto de que el CLUB utilice o destine los datos de carácter personal para cualquier otro fin distinto del aquí pactado y aceptado por ambas partes.
b) Por la vulneración por parte del CLUB del deber que le incumbe de guardar secreto sobre los mismos, y de no comunicarlos a terceras personas.
c) Por utilizar los datos incumpliendo, en cualquier modo, las estipulaciones del presente contrato.
En todos estos supuestos y en general por incumplimiento de cualquiera de los pactos del presente contrato, el CLUB será considerado como Responsable del tratamiento, respondiendo de las infracciones en que hubiera incurrido personalmente, así como de cualquier reclamación que por los interesados se interponga ante la Agencia de Protección de Datos y de la indemnización que, en su caso, se reconozca al afectado que, de conformidad con el art. 19 de la LOPD 15/1999, ejercite la acción de responsabilidad por el daño o lesión que sufra en sus bienes o derechos.
IX.- Subcontratación No será posible realizar subcontrataciones de los servicios a terceros que el CLUB presta a la FEDERACION, salvo se cumplan los siguientes requisitos:
- Que el CLUB cuando realice la subcontratación actúe en nombre y por cuenta del responsable del fichero, previa aceptación de la FEDERACION.
- Que la subcontratación se lleve a cabo por escrito en los términos arriba expresados y cumplimiento con las exigencias legales de la LOPD según lo dispuesto en sus art. 12 y 9 respectivamente, previa aceptación de la FEDERACION
X.- Deber de devolución y no conservación
Una vez finalizados los servicios, los documentos o los soportes en los que consten algún dato personal objeto de tratamiento, deben ser destruidos eficazmente excepto cuando exista una previsión legal que exija su conservación, en cuyo caso no se destruirán sino que se devolverán a la FEDERACION para su conservación.
La FEDERACION podrá requerir los documentos originales que conserva el CLUB, en cualquier momento.
El CLUB podrá conservar los datos, debidamente bloqueados, en tanto en cuanto pudieran derivarse responsabilidades de su relación con la FEDERACION.
XI- Fuero
Las partes para la resolución de cualquier conflicto que pudiera surgir en la interpretación y aplicación del presente contrato, se someten a la Jurisdicción de los Juzgados y Tribunales de la ciudad de Alicante, con renuncia expresa al fuero que por ley pudiera corresponder.
XII.- FIRMANTE
EL firmante declara, en caso de no ser el representante legal del Club, tener capacidad suficiente para actuar en representación del Club ante la FEDERACION bajo las condiciones requeridas por la misma y haber informado previamente al representante legal del tratamiento de los datos.
En prueba de conformidad las partes suscriben las presentes condiciones.
Puedes descargar los anexos a continuación: